Etiketten, nieuwe pagina

Etiketten afdrukken, met gebruikmaking van Word en Excel, Office 2003.

Excel 2003 Maak eerst in Excel een spreadsheet aan met bijvoorbeeld  de volgende kolommen:
voornaam, achternaam, adres, postcode en woonplaats. Sla dit adressenbestand op met een duidelijk
herkenbare naam.
Selecteer vervolgens de hele lijst.
Klik in menu ’ Invoegen’ op ‘Naam’ en op ‘Definiëren’ en accepteer  als naam in het scherm naam Bepalen de reeds aangegeven eerste kolomkop van het NAW bestand;klik op ’Toevoegen’ en dan op ‘Sluiten’.
Sla het werkblad op en sluit af.

Word 2003
Open in Microsoft Word een ‘nieuw bestand’; klik op ‘Extra’,’ Brieven en verzendlijsten’, ‘Afdruk samenvoegen’. Klik zonodig onder ‘Beeld’ aan bij ‘Werkbalken’ de werkbalk ‘Afdruk samenvoegen.’.
Deze werkbalk verschijnt in het scherm. Onderstaand klikt u achtereenvolgens op de te bespreken iconen. Volg de kort besproken instructies op.

Stap 1: Klik op ‘Instellingen van Hoofddocument’ en geef als Type Hoofddocument aan: ‘Etiketten’; sluit af met OK en kies in het scherm ‘Opties’ het juiste soort Etiket. Komt de naam van Uw etiket niet voor, loop lijst door tot u de afmetingen van uw etiketten gevonden heeft. Sluit af met OK; op uw scherm verschijnt een blanco afdruk van het etikettenblad.

Met stap 2: ‘Gegevensbestand Openen’ – kiest u via bladeren het eerder gemaakte spreadsheet m.b.v het scherm Gegevensbron selecteren; u eindigt met te klikken op ‘Openen’. Hierna, in het dialoogvenster ‘Tabel selecteren’ zoekt u dmv bladeren het bestand van de te bewerken adreslijst; het selectievakje : ’De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen’ moet zijn aangevinkt; vervolgens klikt u op OK. Wij kiezen voor één blad met etiketten; in het scherm verschijnt hierna het etiketten blad: met uitzondering van het eerste etiket staat in elk veld de tekst<<Volgend record>>

Stap 3: In ‘Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen’ worden alle adressen geselecteerd via ’vernieuwen’ en ‘alles selecteren’; u sluit af met OK.

Stap 4: ‘Adresblok invoegen’.
In het scherm Adresblok invoegen haalt u het 2e vinkje weg. Bent u het eens met de indeling van het adresvoorbeeld, klik dan op ‘Velden vergelijken’. Staat achter een adresonderdeel “geen overeenkomst” dan verandert u dit veld door op het betrokken driehoekje te klikken ( via een keuzescherm met verschillende opties ); zo komt achter ‘Plaats’ in de linkerkolom van het keuzescherm ’Woonplaats’ te staan in de rechter kolom. Dit is natuurlijk afhankelijk van de kolomtitels die gebruikt zijn.  Klik nu tweemaal op OK. U ziet het: in het eerste etiketvak linksboven in het scherm staat nu << Adresblok>>:dit geeft dus weer de lay-out van het eerste etiket.

Stap 5:’ Labels doorgeven’. De overige etiketvelden worden nu ook voorzien van het <<adresblok>>

Stap 6:  ‘Controle’
In het Scherm ‘Fouten controleren en melden ‘ kiezen wij de 2e optie uit drie keuzes. Wij eindigen met OK. In het scherm verschijnen nu alle te printen etiketten die met Word waar nodig te corrigeren zijn.

Geef het document een naam: ‘Nog te printen etiketten .xxxx’, print de etiketten ,sla bestand op en sluit af.