ETIKETTEN

Etiketten afdrukken, met gebruikmaking van Word en Excel, Office 2003.

Excel 2003  Maak eerst in Excel een spreadsheet aan met de volgende kolommen (bijv.)

voornaam, achternaam, adres, postcode en woonplaats. Sla dit adressenbestand op met een duidelijk

herkenbare naam.

Selecteer vervolgens de hele lijst

Klik in menu ‘Invoegen’ op ‘Naam’ en op ‘Definiëren’ en typ een naam in.

Klik op ‘Toevoegen’ en dan op ‘Sluiten’.

Sla de werkmap op en sluit de map.

 

Word 2003

Open in Microsoft Word een ‘nieuw bestand’; klik op Extra, ‘Brieven en verzendlijsten’, ‘Afdruk samenvoegen’. Klik onder ‘Beeld’ aan onder ‘Werkbalken’ de werkbalk ‘Afdruk samenvoegen’.

 

Stap 1: Klik op ‘Instellingen van Hoofddocument’ en geef als ‘Type Hoofddocument’ aan: ‘Etiketten’; sluit af met OK en kies in het scherm ‘Opties’ het juiste soort Etiket, sluit af met OK; op uw scherm verschijnt een blanco afdruk van het etikettenblad.

 

Met stap 2: Gegevensbestand Openen – kiest u via bladeren het eerder gemaakte spreadsheet m.b.v het scherm ‘Gegevensbron selecteren’; u eindigt met te klikken op Openen.

 

Hierna, in het dialoogvenster ‘Tabel selecteren’ zoekt u de te bewerken adreslijst; het selectievakje

“De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen” moet zijn ingeschakeld; vervolgens klikt u op OK. Wij kiezen voor één blad met etiketten; in uw scherm verschijnt het etiketten blad: met uitzondering van het eerste etiket staat in elk veld de tekst<<Volgend record>>

 

Stap 3: In ‘Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen’ worden alle adressen geselecteerd via ‘vernieuwen’ en ‘alles selecteren’; u sluit af met OK.

 

Stap 4: Adresblok invoegen.

In het scherm Adresblok invoegen haalt u het 2e vinkje weg. Bent u het eens met de indeling van het adresvoorbeeld, klik dan op ‘Velden vergelijken’. Staat achter een adresonderdeel “geen overeen-komst” dan verandert u dit veld door op het betrokken driehoekje te klikken ( via een keuzescherm met verschillende opties ); zo komt achter ‘Plaats’ in de linkerkolom van het keuzescherm ‘Woonplaats’ te staan in de rechter kolom. Klik nu tweemaal op OK. U ziet het: in het eerste etiketvak linksboven in het scherm staat nu << Adresblok>>:dit geeft dus weer de lay-out van het  eerste etiket.

Stap 5: Labels doorgeven.

De overige etiketvelden worden nu ook voorzien van het <<adresblok>>

 

Stap 6: Foutcontrole

 In het Scherm “Fouten controleren en melden“ kiezen wij de 2e optie uit drie keuzes. Wij eindigen met OK.

 

Stap 7: Samenvoegen naar nieuw document.

Dit scherm is niet meer ongedaan te maken.

 

Stap 8: Samenvoegen naar printer.

Geef het document een naam: ‘Nog te printen etiketten’ ????, print uw etiketten en vervolgens kunt u het document afsluiten.